Im Sekretariat des Fachbereichs Mechatronik und Maschinenbau der Hochschule Bochum ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die befristete Stelle

einer Verwaltungsmitarbeiterin/
eines Verwaltungsmitarbeiters (m/w/d)
 

mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19,915 Stunden pro Woche (Teilzeit) zu besetzen. Es handelt sich um eine befristete Teilzeitbeschäftigung für die Dauer einer Mutterschutzvertretung (bis zum 21.03.2024) und ggf. anschließender Elternzeitvertretung (voraus-sichtlich bis zum 24.01.2025). Die gewünschten Arbeitszeiten liegen i.d.R. Montag bis Freitag ab 9 Uhr und können in Absprache genauer festgelegt werden.

Das Aufgabengebiet umfasst:

• Eigenständige Übernahme aller Sekretariatsaufgaben, u.a.
  - Unterstützung bei Personalangelegenheiten (Erteilung von Lehraufträgen, Einstellung von studentischen Hilfskräften, etc.)
  - Ansprechpartner*in für Studierende, Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Lehrbeauftragte und externe Kooperationspartner des Fachbereichs, Sprechzeiten, Korrespondenz via Brief, E-Mail und Telefon
  - Klausuraufsichtenplanung
  - Führen von diversen Übersichtslisten,
  - Organisation der Ablage (digital und hardcopy)
  - Kopierarbeiten und andere Zuarbeiten
  - Raumbuchungen,
  - Bestellung und Ausgabe von Büro- und Lehrmaterial
  
• Sitzungsbegleitung: u.a. Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Organisation der Bewirtung
  
• Veranstaltungsmanagement: Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen des Fachbereichs, z.B. Absolvent*innenfeier, Alumni-Arbeit, etc.
  
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit des Fachbereichs, z.B. Websitepflege
  
  

Folgende Voraussetzungen werden von dem/ der Bewerber*in erwünscht:

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung
  
• Einschlägige Berufserfahrung von mindestens einem Jahr
  
• Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
  
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  
• Sichere Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel)
  

• Engagierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit

• Englischkenntnisse wünschenswert

Wir bieten Ihnen:

• Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bewertet.
• Eine befristete Teilzeitstelle (z.Zt. 19 Stunden und 55 Minuten wöchentlich).
• Eine anspruchsvolle, eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeiten
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) • Jahressonderzahlung nach TV-L
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen und –umfeld
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeit zur Teilnahme am Hochschulsport

Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter bzw. Gleichgestellter im Sinne des SGB IX sind ausdrücklich erwünscht.

Seit April 2008 ist die Hochschule Bochum als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

Fachliche Rückfragen beantwortet Ihnen gern Prof. Dr. Daniel Schilberg,
Tel.: +49 234 32 10400 oder daneil.schilberg@hs-bochum.de.

Bewerbungen werden bis zum 27.09.2023 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal entgegen genommen.